1	ORGANIGRAM AC LYRA 1
2	ORGANIGRAM AC LYRA 2
3	Taak beschrijvingen “De Voorzitter” De voorzitter : De Voorzitter geeft leiding aan een ploeg bestuurders. Hij coördineert de taken en waakt over de kwaliteit van de uitvoering. Hij stimuleert alle medewerkers en anticipeert bij problemen. Hij vertegenwoordigt de sportvereniging en is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken. Taken: leiding dagelijks bestuur leiden van de vergaderingen van de raad van bestuur externe representatie ( sponsors, huligingen, politiek,) interne representatie ( activiteiten, infovergaderingen,) coordineren van de taken van de bestuursleden algemeen toezicht op de werking begeleiden van bestuurders (motiveren, inspireren, stimuleren) Profiel, kennis: kennis van managementtechnieken kennis van de relevante wetgeving algemene kennis van de sportwereld kennis van klantgericht optreden Vaardigheden: kan leiding geven en delegeren vlot en diplomatische omgang met publiek, bestuurders, sporters, kan in teamverband werken beschikt over organisatorische en coördinerende capaciteiten klantvriendelijke houding t.a.v. een divers publiek zeer behoorlijke mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid kan medewerkers motiveren en inspireren Attitudes: vlot aanspreekbaar heeft voorbeeldfunctie maakt correcte en duidelijke afspraken voelt zich verantwoordelijk voor de gehele werking
4	"De secretaris" De secretaris: Is verantwoordelijk voor de administratieve afhanding van het secretariaat en derhalve de rechterhand van de voorzitter. Hij waakt over de opvolging van de administratieve richtlijnen inzake lidmaatschap, verzekeringen, vzw, statuten, activiteiten, vrijwilligers, .. De secretaris kan zich laten bijstaan door derden voor de uitvoering van bepaalde administratieve opdrachten of voor gespecialiseerde administratieve taken. Taken: verzorgt de administratie m.b.t. leden, verzekering, vzw, vrijwilligers, federatie, aanvraag subsidies, trainingen, wedstrijden maakt verslag van de vergaderingen van de raad van bestuur zorgt voor de verzendingen houd bestuursleden op de hoogte van relevante aangelegenheden beheert archief Profiel, kennis: kennis van secretariaatsbeheer kennis van de relevante wetgeving algemene kennis van de sportwereld kennis van klantgericht optreden Vaardigheden: kan in teamverband werken kan kosten - batenanalyses maken kan vlot met pc werken Attitudes: heeft voorbeeldfunctie maakt correcte en duidelijke afspraken is prijsbewust houdt van stiptheid
5	"De penningmeester :" De penningmeester : De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel management. Hij doet de boekhouding van de inkomsten en de uitgeven, volgt de financiële geldstroom van de sportvereniging op en waakt over de correctheid van de inkomsten en de uitgaven. Hij maakt een realistische begroting op en waarschuwt tijdig voor mogelijke afwijkingen hierop. Taken: voert boekhouding van de inkomsten en uitgaven ontvangt gelden en doet betalingen stelt begroting en tussentijdse overzichten op maakt financiële analyse en verslagen projecten,.. waarschuwt tijdig voor financiële problemen Profiel, kennis: kennis van boekhoudkundige regels kennis van de relevante wetgeving algemene kennis van de sportwereld Vaardigheden: vlot en diplomatische omgang met publiek, bestuurders, sporters kan in teamverband werken beschikt over organisatorische en coordinerende capaciteiten m.b.t. secretariaatswerk klantvriendelijke houding t.a.v. een divers publiek zeer behoorlijke schriftelijke taalvaardigheid kan vlot met pc werken Attitudes: vlot aanspreekbaar heeft voorbeeldfunctie werkt correct en nauwkeurig voelt zich verantwoordelijk voor het secretariaatswerk
6	"De communicatieverantwoordelijke :" De communicatieverantwoordelijke : Zorgt voor de interne communicatie zodat iedereen altijd op de hoogte is van de relevante beslissingen en gebeurtenissen. Zorgt tevens voor de externe promotie naar diverse doelgroepen zoals inwoners, media,… Gebruikt hiervoor de gepaste communicatiekanalen zoals website, nieuwsbrief,sms, infovergaderingen. Taken: verzamelt alle relevante info van commissies,bestuursvergaderingen,.. vertaalt deze info in duidelijke verstaanbare taal houdt iedereen permanent op de hoogte via website, sms, nieuwsbrief,.. organiseert de jaarlijkse infovergadering is verantwoordelijk voor de publiciteit van al de activiteiten Profiel, kennis: kennis van communicatietechnieken kennis van promotievoering en public relations algemene kennis van de sportwereld kennis van klantgericht optreden Vaardigheden: vlotte de diplomatische omgang met publiek, bestuurders, sporters,.. kan in teamverband werken zicht op totale werking is creatief beschikt over organisatorische en coördinerende capaciteiten klantvriendelijke houding t.a.v. een divers publiek zeer behoorlijke mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid kan gemakkelijk contacten leggen en onderhouden Attitudes: vlot aanspreekbaar heeft voorbeeld functie maakt correcte en duidelijk afspraken voelt zich verantwoordelijk voor de algehele werking
7	"Sporttechnische commissie :" Sporttechnische commissie : De sporttechnische commissie waakt over de kwaliteit van trainingen en zorgt voor een logische opbouw en onderlinge afstemming van de oefenstof . Ze volgt de didactische en sporttechnische evoluties op de voet, vertaalt deze naar de praktijk en zorgt voor een gepaste, leeftijdsgebonden aanpak met aandacht voor de sportfilosofie van de sportvereniging. Taken: opmaak van trainingsprogramma's per atleet en doelgroep stroomlijnen van trainingsschema's van de verschillende groepen evaluatie en progressierapporten van de atleten opstellen opmaak programma van wedstrijden organiseren en volgen van bijscholingen en opleidingen uitnodigen van gasttrainers inhoudelijke organisatie van trainingsstages zoeken van nieuwe trainers
8	"Jeugdcommissie" Jeugdcommissie: De commissie behartigt alle aangelegenheden die met jeugdsport te maken hebben. Ze is samengesteld uit vertegenwoordigers van verschillende lijdtijdscategorieen jongeren, jeugdtrainers en of ouders, en waakt over een jeugdgerichte aanpak. De commissie regelt de praktische organisatie(begeleiding, toezicht, vervoer,) en neemt initiatieven om jongeren aan te trekken en drop - out te voorkomen. Taken: organiseert jeugdsportkampen werkt een wervingsstrategie voor jeugdtrainers uit zorgt voor opleiding, bijscholing van de jeugdtrainers voert promotie voor jeugdsport zorgt voor materiaal en accommodatie op maat houdt voeling met de leefwereld van de jongeren probeert een antwoord te bieden op typische jeugdfeniomen zoals pesten, druggebruik, uitsluiting,.. zorgt voor een jeugdvriendelijk klimaat met een aangepast aanbod en dito sfeer betrekt de jongeren en hun ouders in het jeugdbeleid
9	"Commissie sponsoring :" Commissie sponsoring : Het werven van extra financiële en logistieke middelen via sponsoring en reclamemogelijkheden voor bedrijven, zelfstandige ondernemers en privépersonen Taken: bepalen van de verschillende vormen van sponsoring die kunnen worden toegekend aan de sportvereniging financiële sponsoring, mediasponsoring, accommodatie, diensten, materiaal, personeel, knowhow, bepalen welke soort sponsoring de vereniging zoekt (structurele sponsoring via partnership, projectsponsoring,…) uitzoeken wat de sportvereniging in ruil kan bieden naamkoppeling via logovermelding op kleding, panelen, affiches, attributen, ruimte ter beschikking van de gasten van de sponsor, verkoopstand, vermelding in de media, … opmaken van een plan voor het zoeken van poteniele sponsors (wie gaat zoeken, waar gaan we zoeken, welke relaties kunnen we inschakelen hoe benaderen, .. opmaken van een sposordossier (voorstellen eigen organisaties, project, sponsorvoorstel uitwerken) onderhouden van relaties met sponsors(wie, hoe, welke gelegenheden, wat bieden we aan onze sponsors) praktische afspraken inzake aanmaak en onderhoud reclamepanelen,…
10	"Commissie bijzondere activiteiten :" Commissie bijzondere activiteiten : De commissie is verantwoordelijk voor de praktische organisatie van de nevenactiviteiten, promotieacties, evenementen, stages,… Ze werkt in nauw overleg met (de vertegenwoordiging van) de commissie sponsoring, de sporttechnische commissie en de jeugdcommissie. De commissie ontwikkelt een netwerk van vrijwilligers en partners die logistieke ondersteuning geven op het terrein Taken: ontwikkelen van draaiboeken organiseren en coördineren op het terrein netwerk ontwikkelen van vrijwillige medewerkers relaties onderhouden met partners (leveranciers, logistieke ondersteuners zoals gemeente,…) inhuren van diensten opmaken financieel plan (i.s.m. penningmeester) samenwerken met andere commissies voor sponsoring, publiciteit Deze commissie verzamelt een grote kennis van zaken en routine,wat ten goede komt aan de efficientie van de organisatie (jaarlijks terugkerende activiteiten, toepassen van ervaring op andere activiteiten,..) Zorgt ervoor dat er duidelijke draaiboeken bestaan, zodat de kennis en de ervaring die personen in de loop der jaren vergaren,niet samen met hen kan verdwijnen.
11	"Ombudsman / - vrouw :" Ombudsman / - vrouw : Is de vertrouwenspersoon waar leden, bestuurders en vrijwilligers bij terechtkunnen met klachten en persoonlijke problemen. Organiseert de klachtenafhandelingsprocedure en volgt deze op. Geeft informatie op gepaste wijze door aan de raad van bestuur en de commissies en vertaalt zijn haar bevindingen in nieuwe aanbevelingen en bijsturingen Taken: stelt zich aanspreekbaar op luistert naar klachten en problemen handelt klachtenprocedures af adviseert de raad van bestuur en commissies op basis van bevindingen gaat vertrouwelijk met informatie om Profiel, kennis: kennis van psychologie kennis van klachtenafhandeling algemene kennis van de sportwereld kennis klantgericht optreden Vaardigheden: vlotte en diplomatische omgang met publiek,bestuurders,sporters kan in teamverband werken zicht op totale werking kan bevindingen omzetten in aanbevelingen kan probleemoplossend werken klantvriendelijke houding t.a.v. Een divers publiek zeer behoorlijke mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid kan makkelijk contacten leggen en onderhouden Attitudes: vlot aanspreekbaar heeft voorbeeldfunctie maakt correcte afspraken